Обязанности:
Административная поддержка:
- Организация и координация рабочего процесса в офисе: взаимодействие с клининговой, управляющей, охранной, It-компанией и другими службами для обеспечения работы офиса. Отслеживание и передача счетов на оплату.
- Ведение деловой переписки (письма, электронная почта, факсы);
- Контроль и учет входящей документации/звонков
- Встреча клиентов / партнеров
- Подготовка и оформление документов (договоры, отчеты, презентации): Продление договоров по статусу тур оператора, страхованию помещения и др.
- Работа с оргтехникой и программным обеспечением. Отслеживание работоспособности бытовой и офисной техники / своевременная профилактика кондиционеров, кофемашины, кулера и т.д.
- Контроль за расходом канцелярских товаров и офисных принадлежностей
- Поиск новых партнеров по поддержанию работоспособности офиса, анализ существующих партнеров и формирование отчета и предложения, 1 раз в 3 месяца.
- Назначение встреч в офисе с партнерами.
- Управление расписанием руководителя (планирование встреч, бронирование билетов и т.д.);
- Организация командировок руководителя и сотрудников (бронирование билетов, отелей, трансфера);
- Взаимодействие с водителями, составление маршрута поездок по офисным задачам / составление отчетных документов
- Отслеживание законодательных документов / изменений в туризме. Взаимодействие с юридическими компаниями и нотариусами
Работа с клиентами:
- Предоставление информации о услугах компании (по телефону, электронной почте, лично);
- Первичная обработка запросов клиентов;
- Организация поздравлений клиентов / сотрудников (дни рождения, новый год) / Планирование и информирование менеджеров по датам рождения клиентов
Маркетинг:
- Помощь в организации рекламных кампаний;
- Подготовка маркетинговых материалов; Изготовление продукции с логотипом (визитки, шоколадки, ручки, ленты, ваучеры, конверты для документов, брендированная продукция к поездкам и другое)
- Участие в выставках и презентациях.
Требования:
- Образование: высшее.
- Опыт работы на аналогичной должности премиального сегмента от 1 года (желательно в туризме);
- Отличные коммуникативные навыки (устная и письменная речь);
- Уверенный пользователь ПК (MS Office, Outlook, и др. программы);
- Знание основ делопроизводства;
- Организованность, внимательность к деталям, ответственность, пунктуальность, способность к быстрому обучению;
- Умение работать в команде и самостоятельно;
- Стрессоустойчивость, умение работать в условиях многозадачности;
- Знание английского языка;
- Знание туристической сферы (желательно);
- Навыки работы с CRM-системами (желательно).
Дополнительные преимущества:
- Опыт работы в туристической компании;
- Знание других иностранных языков;
- Навыки работы с графическими редакторами;
- Опыт организации мероприятий.