Секретарь

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Принимает поступающую в адрес предприятия корреспонденцию на рассмотрение руководителя, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

Ведет учет движения входящей, исходящей и внутренней корреспонденции, отражает соответствующие сведения в регистрационно-контрольной документации (журналах, книгах и т.п.).

Осуществляет систематизацию и текущее хранение документов в соответствии с номенклатурой дел, выдает документы во временное пользование, контролирует их своевременное возвращение в места хранения, обеспечивает сохранность документов в процессе хранения.

Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

Принимает документы и личные заявления на подпись руководителю предприятия.

Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.

Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование.

Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам, (телефаксу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до сведения руководителя информацию, полученную по каналам связи.

По поручению руководителя составляет и печатает различные материалы (письма, запросы, другие документы) готовит ответы авторам писем.

Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы.

Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также следит за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль.

Получает необходимые для руководителя сведения от работников подразделений или исполнителей, вызывает их по его поручениям.

Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе.

Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.

Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.

Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также копирует документы на персональном ксероксе.

Осуществляет хранение и сохранность документов, связанных с деятельностью предприятия.

Обеспечивает контроль документооборота предприятия, своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставка по назначению.

Ведет картотеку учета распоряжений и других документов, а также поручений, требующих контроля за их исполнением.

Ведет оперативный учет прохождения документов.

Информирует руководителя предприятия о состоянии исполнения документов.

Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.

высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы

среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 1 года.