Секретарь-делопроизводитель/Офис-менеджер

Обязанности:

Обеспечение жизнедеятельности офиса и приёмной ГД.

Делопроизводство:

• Прием, обработка и регистрация в 1С Документооборот входящей корреспонденции, курьерской службы, почты России;
• Регистрация в 1С Документооборот и отправка почтой исходящей корреспонденции;
• Контроль сроков исполнения маршрутизации документов и взаимодействие со структурными подразделениями по работе в 1С Документооборот;
• Организация подписания документов у ГД с учетом маршрутов согласования;
• Формирование и ведение архива документов, в т.ч. электронного;
• Участие в оптимизации системы ЭДО (1С Документооборот).

Офис-менеджмент:

• Приём и распределение входящих звонков, встреча гостей, заказ пропусков;
• Выполнение поручений ГД, в т.ч. организация встреч, заказ корпоративного такси, подготовка отчётов по представительским расходам;
• Осуществление административно-хозяйственных закупок для нужд офиса, в том числе планирование, учёт и ведение документооборота (договоры, закрывающие документы);
• Обеспечение комфортных условий труда для сотрудников.

Требования:

• Высшее, незаконченное высшее образование;
• Релевантный опыт работы от 2-х лет;
• Уверенный пользователь ПК (MS Word, Excel, Powerpoint, Outlook) и оргтехники;
• Навыки работы с инструментами ИИ;
• Уверенный пользователь Системы 1С Документооборот;
• Навыки анализа и планирования;
• Навыки делопроизводства (работа с договорами, закрывающими документами, корпоративной корреспонденцией, опыт работы в ЭДО, в т.ч. онлайн-документооборот: КСБ Контур ДИАДОК, СБИС и пр.);
• Навыки деловой переписки и организации бизнес-встреч;
• Презентабельный внешний вид, ответственность;
• Коммуникабельность, вежливость, пунктуальность, грамотность (устная и письменная речь), умение четко и ясно выражать свои мысли, способность к самоорганизации и проактивный подход к работе, умение работать в команде.

Условия:

• Комфортный офис рядом с м. Белорусская;
• Официальное оформление с 1 рабочего дня;
• Белая заработная плата (по результатам собеседования);
• Режим работы с 9.00 до 18.00, 5/2 (выходные суббота и воскресенье);
• Квартальные и годовая премии;
• ДМС после испытательного срока (включая стоматологию).