Обязанности:

- Определять потребность (в том числе по заявкам) в материально-техническом обеспечении рабочего процесса работников структурных подразделений (канцелярские и представительские товары, мебель, продукты питания и вода, средства гигиены и бытовой химии, расходные материалы для оргтехники и т.п.);

- Осуществлять поиск и выбор поставщиков, заказ продукции, контролировать процесс оплаты, доставки и приёмки;

- Следить за соблюдением чистоты в офисе, своевременной и качественной уборкой.

- Координировать обеспечение средствами доступа и допуска работников офиса к рабочим местам (в том числе: допуск к корпоративным сайтам и информационным системам, оснащение и помощь в установке рабочего телефона, компьютера, принтера). Оформлять пропуска для посетителей.

- Встречать и принимать посетителей офиса с соблюдением правил офисного этикета, соблюдать нормы и правила делового общения, служебную субординацию.

- Принимать участие в собраниях (совещаниях); вести протоколы собраний (совещаний). Доводить до работников содержание распорядительных документов, знакомить с локальными нормативными актами;

- Вести делопроизводство и документооборот со сторонними организациями, в том числе по средствам почтовых отправлений, взаимодействие с конрагентами;

- Принимать участие в организации корпоративных мероприятий;

- Работа с откликами на сайте;

- Сбор с объектов и передача в бухгалтерию счетов, документов о покупках.

Требования:

1. Для нас очень важно, чтобы кандидат обладал такими качествами и умениями, как:

- способность организовывать процессы, необходимые для создания и поддержания в рабочем состоянии системы документооборота и обеспечения жизнедеятельности офиса,

- умение самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность,

- желание участвовать в развитии и улучшении бизнес-процессов,

- инициативность, нацеленность на результат, активная жизненная позиция, внимательность и ответственность, вовлеченность в бизнес-процесс и интерес к своему делу,

- опытный пользователь Exel, приветствуются навыки работы в программах: Бново (Bnovo) (гостиничный ПМС ) и Битрикс;

- грамотная письменная и устная речь;

- уверенный пользователь ПК и оргтехники.

2. Вашими преимуществами также будут являться знания основ документоведения, номенклатуры документов, создания и ведения архива, а также имеющийся успешный опыт создания или участия в создании системы обеспечения работоспособности офиса

3. Офис-менеджер является частью нашей компании, а значит разделяет наше отношение к предоставляемым услугам в сфере гостеприимства, знает особенности работы в этой сфере или обладает желанием эти знания приобрести.

Условия:

- Всему научим, покажем, поддержка на всех этапах!

- Официальное трудоустройство с первого рабочего дня, оплачиваемые отпуска и больничные листы;

- Стабильная заработная плата в виде фиксированного ежемесячного оклада;

- Работа в историческом центре города в шаговой доступности от метро: Наб. реки Мойки, 40;

- Пятидневная рабочая неделя в офисе с 9:30 до 18:30, есть кухня и место для приёма пищи;

- Дружный коллектив;

- Возможность профессионального роста.