Старший офис-менеджер с функцией личного помощника

Amond & Smith Ltd — юридическая компания, основанная в 2002 году и ведущая свою деятельность в России, странах СНГ, на Кипре, в ОАЭ в сфере оказания консультационных услуг в области международного налогового и корпоративного планирования.

Сегодня это энергичный дружный коллектив высококвалифицированных юристов, налоговых консультантов, специалистов МСФО, банковских менеджеров и других специалистов.

В России нас признали лидером Forbes Club Legal Ranking по ряду практик (подробнее). А также мы в числе лучших компаний рейтинга Право-300.

Нам требуется Старший офис-менеджер с функцией личного помощника со свободным английским языком.

Мы ищем человека, который как заботливая хозяйка и уверенный администратор офиса будет относиться к своей работе и вверенным задачам. Вы будете лицом нашей компании.

Ожидаем от кандидата опыт работы не менее 6 лет на позициях офис-менеджера, бизнес-помощника с отличным знанием основ этики и делового общения, владением английского языка обязательно.

Чем предстоит заниматься (данный перечень не является исчерпывающим):

Работа на ресепшен

• административно-хозяйственная поддержка сотрудников офиса в Москве и филиалов компании (общая численность штата 70 человек);

• приём телефонных звонков;

• обеспечение бесперебойной работы офисного оборудования и средств коммуникации;

• работа с документами: копирование, сканирование, брошюровка и пр.;

• выполнение функций личного помощника руководителя по необходимости;

• активная плотная ежедневная работа с различными отделами компании (маркетинг, эйчар, иные);

• курирование внутренних служб, в том числе по поддержанию порядка и дисциплины в офисах компании;

• забота об офисе: организация благоустройство интерьера офиса, оформление и укомплектованию рабочих мест;

• заказ расходных материалов для офиса (канцтовары, хозяйственные товары, продукты питания);

• постоянный контроль порядка в клиентских зонах и других помещениях офиса в Москве и других офисах компании;

• учет рабочего времени сотрудников, контроль за дисциплиной в офисе;

• контроль и координация работы других офис-менеджеров;

• контроль работы курьера, координация взаимодействия с курьерскими службами (DHL и др.), контроль за работой клининга, охраны;

• помощь в работе HR-менеджеру компании, помощь в поиске и подборе персонала;

проведении предварительных собеседований, ведении базы данных и др.;

• приём и проводы гостей офиса, выполнение функций "кофе-леди";

• организация поздравления клиентов/агентов и сотрудников компании с памятными датами и праздниками;

• организация корпоративных мероприятий.

Наши ожидания от кандидата:

• свободное владение английским языком (письменный и устный) – не ниже уровня Upper• (приветствуется) высокая скорость печати на клавиатуре;

• опыт успешной работы на аналогичных позициях (секретаря, личного помощника, офис-менеджера) не менее 6 лет;

• умение работать с современным офисным оборудованием (ксерокс/принтер/сканер);

• хорошее знание офисных программ;

• развитые коммуникативные навыки, приветливость, клиентоориентированность, готовность быть на связи с руководителем;

• понимание правил делового этикета, доброжелательность, вежливость;

• умение работать в условиях многозадачности, умение расставлять приоритеты, исполнительность;

• внимание к деталям, структурированность, пунктуальность;

• высшее образование.

Что мы предлагаем:

• Конкурентная заработная плата (выплаты без задержек два раза в месяц) – условия оплаты труда обсуждаются по результатам собеседования в зависимости от профессиональных навыков и опыта кандидата
• Регулярная индексация заработной платы (не реже чем каждые 12 месяцев работы в компании при условии отсутствия серьезных нареканий со стороны руководства)
• Социальный пакет обсуждается и настраивается с учетом интересов заинтересовавшего кандидата
• Оформление по ТК РФ, оплачиваемые отпуск и больничные по нормам ФСС;
• График работы: 5/2 * адрес: м. Полянка (3 мин. пешком от метро), м. Октябрьская (5 мин. пешком от метро)
• Финансирование или софинансирование обучения сотрудников: регулярные внутренние и внешние тренинги в течение года в рамках рабочего времени
• Оплачиваемая мобильная связь
• Проведение корпоративов, тимбилдингов, поздравления сотрудников с днем рождения и пр.
• Комфортабельный, современный офис в центре Москвы (шаговая доступность от метро): оборудованная кухня-столовая, кофе, чай, лимоны и витамины в периоды сезонных эпидемий
• Динамичный и дружный коллектив, демократичная обстановка, развитая по западным стандартам корпоративная культура в компании.