Офис-менеджер / Помощник руководителя

Обязанности:

Документация

• Регистрация входящей/исходящей документации;
• Организация курьерских и почтовых отправлений;
• Основы деловой переписки и делопроизводства. Отправка шаблонных писем;
• Подготовка документов для архивирования;
• Печать, сшивание, сканирование документации;
• Подготовка приказов и доверенностей для новых объектов.

ТМЦ

• Закупка офисных принадлежностей, СИЗ, материалы для работы офиса (бумага, расходные материалы для техники, офисная мебель, техника, чай/кофе, вода, хоз. нужды и пр.);
• Передача счетов в оплату;
• Регистрация, инвентаризации, передача, организация списания ТМЦ (программа FaceKit).

Кадры

• Участие в приеме работников, информирование о бизнес процессах в организации, вводные ознакомительные и обучающие задачи (CRM Мегаплан);
• Участие в увольнении работников, приём ТМЦ;
• Покупка билетов на транспорт для командировочных сотрудников.

ТС, ГСМ

• Контроль остатка денежных средств для оплаты топлива, пополнение счетов;
• Выдача/приём топливных карт и GPS трекеров сотрудникам;

Прочие обязанности

• Взаимодействие с СРО, отчётность, запрос выписок ежемесячный;
• Ответственность за офис;
• Поддержание работы принтеров в организации (помощь сотрудникам с подключением принтера или если что-то не открывается и т.д.);
• Выдача разрешений сотрудникам для доступа к различным интернет-сервисам;
• Организация мероприятий (корпоративы, поздравления с днем рождения сотрудников, покупка подарков);
• Прочие поручения, связанные с офисной работой.

Возможности для обучения и роста:

• Работа с договорами;
• Специалист по закупкам;
• Инженер ПТО;
• Обработка первички и помощь бухгалтеру;
• Инженер лаборант строительной лаборатории;
• Инженер геодезист;
• Инженер строительного контроля.

Возможен дополнительно оплачиваемый функционал

• Уборка помещений

Требования:

• Желание и способность обучатся, всё время;
• Оптимизм и жизнерадостность (с токсичными или негативными людьми не сработаемся);
• Инженерный склад ума;
• Опытный пользователь ПК и офисными программами;
• Сообразительность;
• Внимательность;
• Коммуникабельность;
• Самостоятельность.

Условия

• Молодой мужской коллектив
• График с 9 до 18 (возможен иной график).
• В случае необходимости – задержка на работе или выход в выходной (2-3 раза в год).

Причина размещения вакансии

Вакансия размещается в связи с тем что у действующей сотрудницы появилась возможность вообще не работать, и она ею воспользовалась.

На передачу дел и обучение будет где то полтора месяца.