Помощник руководителя

Обязанности:

1. Подготовка и ведение договорной документации:

— Составление, проверка и оформление договоров, дополнительных соглашений, организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, протоколы).

— Согласование документов с юристами, бухгалтерией и клиентами, внесение правок по требованию сторон.

— Ведение электронного и бумажного архива договоров, контроль сроков их действия и продления.

— Соблюдение требований законодательства РФ и внутренних регламентов компании при подготовке документов.

2. Административная поддержка руководства:

— Организация рабочего графика директора: планирование встреч, бронирование переговорных, напоминание о важных событиях.

— Подготовка презентаций, отчетов, аналитических справок по запросу руководства.

— Обработка входящей корреспонденции, распределение задач между отделами по указанию директора.

— Участие в организации корпоративных мероприятий и совещаний (составление повестки, подготовка материалов).

3. Клиентское сопровождение и поддержка:

— Обзвон клиентов для уточнения потребностей, информирования об изменениях в услугах, сбора обратной связи.

— Консультирование клиентов по базовым вопросам (условия договоров, сроки оказания услуг, документация).

— Обработка входящих запросов клиентов: регистрация в CRM-системе, перенаправление в профильные отделы, контроль решения.

— Поддержание лояльности клиентов: поздравления, рассылка актуальной информации, помощь в нестандартных ситуациях.

4. Взаимодействие с отделами и внешними партнерами:

— Координация работы с бухгалтерией, юристами и другими службами для своевременного выполнения договорных обязательств.

— Коммуникация с контрагентами: запрос недостающих документов, согласование реквизитов, обмен оригиналами договоров.

5. Оптимизация процессов и отчетность:

— Внедрение шаблонов документов и чек-листов для сокращения времени на рутинные операции.

— Подготовка еженедельных отчетов по статусу договоров, клиентским обращениям, выполненным задачам.

— Предложение идей по улучшению качества обслуживания клиентов и документооборота.

Дополнительно:

— Соблюдение конфиденциальности информации (NDA).

— Участие в профильных тренингах по клиентскому сервису, документообороту и управлению временем.