Обязанности:

Регистрация входящей и исходящей документации. Прием и отправка писем. Регистрация и организация хранения приказов, распоряжений, протоколов. Рассылка входящей документации, приказов, распоряжений, протоколов совещаний. Составление/оформление приказов, распоряжений, писем. Согласование приказов, распоряжений, протоколов совещаний. Проверка правильности оформления организационно-распорядительной документации, предоставляемой на подпись руководителям филиала в бумажном виде. Передача руководителям филиала документов для подписания.
Организация работы курьера и служб доставки. Сбор, обработка и передача директору филиала требуемой информации. Участие в общих собраниях и совещаниях. Прием и распределение телефонных звонков. Организация материального обеспечения переговоров, собеседований, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий. Приготовление напитков (чай, кофе) для директора филиала и посетителей. Организация приема посетителей, не являющихся сотрудниками филиала. Организация командировок работников филиала, в т.ч. покупка билетов, бронирование гостиниц, транспорта, оформление виз и т.д. Формирования «Заявок на расходование денежных средств» в базе 1С для своевременных оплат, передача первичных документов для осуществления оплат в бухгалтерию.
Формирование «Авансовых отчетов» в базе 1С ERP, оформление их в бумажном виде по следующим расходам:
связанным с работой Секретаря (почтовые, хозяйственные, представительские и т.п.);
по командировкам работников филиала;
на медкомиссии работников филиала.».

Требования:

Ответственность, коммуникабельность, инициативность, пунктуальность, высокая работоспособность, умение работать в команде, грамотная устная и письменная речь.

Секретарь