Элитное агентство недвижимости City View уже более 5 лет реализующее недвижимость в самых лучших и престижных домах Москвы в поисках Бизнес-ассистента в офис.

Бизнес-ассистент:

Ежедневно получает и просматривает поступившие документы, проводит их регистрацию, подготавливает документы, требующие срочного рассмотрения, и передает их генеральному директору.
Придерживаться правил делового общения, норм служебного этикета, соблюдать служебную субординацию.
Выполняет распоряжения руководства.
Ежедневно осуществляет прием входящих звонков по общему номеру, фиксирует полученную в ходе телефонных разговоров информацию и доводит ее содержание до сведения генерального директора.
Организует проведение телефонных переговоров генерального директора.
По указанию генерального директора планирует его рабочий день, корректирует план и обеспечивает его выполнение.
Организует рабочие места для сотрудников, производит закупку канцелярских товаров и других расходных материалов, а также продуктов, необходимых для повседневной и комфортной работы офиса.
Ежемесячно проводит оценку технического состояния мебели, офисного и бытового оборудования, проводит инвентаризацию техники и мебели в офисе.
Предоставляет доступ новым сотрудникам в CRM-системе, рабочую почту, создает виртуальные визитки, предоставляет корпоративную мобильную связь, добавляет нового сотрудника в рабочие чаты, а также представляет нового сотрудника в рабочем чате с указанием его ФИО и добавлением фото, выдает карточки-пропуска.
Ведет личные дела сотрудников, заполняет трудовые книжки, соблюдает их сохранность.
Предоставляет новым сотрудникам чек-листы, ознакомляет их под роспись с регламентами компании, при необходимости выдает на руки копии.
Удаляет уволенных сотрудников из рабочих чатов, закрывает доступ к рабочей почте, чатам и CRM-системы, контролирует возврат корпоративной связи (мобильный телефон, sim-карта и др.)
Ведет контроль за днями рождения сотрудников, организует коллектив для поздравления, уведомляет руководство за день до предстоящего праздника.
Контролирует работу уборщика офисных помещений, следит за своевременной уборкой, проверяет качество выполненной работы, при выявлении некачественной уборки делает замечание сотруднику, ответственному за уборку и следит за устранением замечаний.
Подготавливает договора, путем указания в них реквизитов клиентов, (подрядчиков, заказчиков) и контролирует двустороннее подписание договоров.
Контролирует сохранность документов и правильность формирования дел.
Ежедневно контролирует сроки исполнения документов и устных поручений генерального директора руководителями отделов и сотрудников, информирует его о состоянии исполнения.
Осуществляет контроль оформления (полноту визирования, наличие и комплектность приложений) исходящих документов, переданных сотрудниками генеральному директору.
Контролирует оплату всех счетов и ведет таблицу расходов.
По указанию генерального директора создает презентацию по объектам клиентов, выполняет отрисовку планировок.
Контролирует выгрузку объявлений на рекламные площадки, ведет контроль за аукционами Циан.
Заказывает баннеры, визитки и другие материалы, связанные с рекламой и объектов клиентов.
Еженедельно подготавливает информационные сводки о публикациях на различных площадках, связанных с направлениями деятельности.
Контролирует сдачу отчётов в Росфинмониторинг.
При этом умеете сосредоточиться, внимательно прочитал текст вакансии и начнет сопроводительное письмо со слов: «Отличное начало»
По указанию генерального директора организует совещания и переговоры (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения), обеспечивает оформление и хранение протоколов.
По указанию генерального директора организует zoom-конференции (регистрация на площадке, рассылка доступа, контроль за подключением и т.д.).
Организует покупку авиа и железнодорожных билетов, бронирует номера в гостиницах, контролирует размещение командированных, выписывает командировочные документы.
По указанию генерального директора организует встречу и прием гостей, предоставляя чай или кофе, в соответствии с их пожеланиями.
По указанию генерального директора составляет сметы на проведение мероприятий.
Выполняет другие личные поручения генерального директора.

Требования:

Бизнес-ассистент должен иметь высшее образование. При приеме на работу рассматриваются дипломы бакалавра по специальностям: бухгалтер, экономист, логист, менеджер предприятий и организаций, маркетолог.
Бизнес-ассистент должен иметь стаж работы по аналогичной должности не менее 2 лет.
Бизнес-ассистент должен быть абсолютно преданным бренду, компании и руководству, иметь хорошо развитое чувство такта и уметь производить приятное впечатление на окружающих, быть сообразительным, ответственным и исполнительным.

Условия:

Уютный и функциональный офис.
Корпоративная культура, постоянные выезды и совместный отдых с командой.
Качественное и экологичное отношение внутри коллектива.
Своевременная выплата заработной платы и бонусов сверху