Помощник руководителя

1. Подчинение непосредственно генеральному директору и исполнительному директору.
2. Сканирование Договоров с Заказчиками и Актов оказанных услуг.
3. Ведение различных журналов учета выдачи: трудовых книжек, справок по Форме-3, удостоверений, уставных документов и т.д.
4. Выполнение поручений, связанных с осуществлением деятельности, согласно Устава, организаций (оформление, продление, получение Лицензий, СРО, Свидетельств по аккредитации, Сертификатов, подготовка документов и участие в проверках инспекций, сопровождение в налоговую, к нотариусу директоров, получение удостоверений, ведение реестра, запрос различных справок, подготовка документов для запроса выписки СРО, выписок из ЕГРЮЛ, справок из налоговой и т.д.).
5. Работа с СРО.
6. Оформление необходимых удостоверений для сотрудников.
7. Контроль аттестаций, срока действия выданных удостоверений.

8. Учет выданных справок по Форме 3 и предписаний для выезда на предприятия, ведение журнала выдачи.)

9. Подготовка и составление писем, приказов и распоряжений руководителя, других документов (служебные записки и т.п.), приказов о направлении в командировку, служебных записок о направлении в командировку, приказов о направлении сотрудников на обучение, документооборот, ведение архива.

10. Сопровождение сотрудников для оформления выезда в командировку (оформление билетов, поиск гостиниц, получение закрывающих документов).

11. Взаимодействие с бухгалтерией по закрывающим документам с работающими с нами организациями.

12. Организация оформления медицинских справок для сотрудников в медицинских учреждениях.

13. Оформление сертификации для организаций.

14. Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (регистрация, отправка), приём и распределение звонков; фиксировать и передавать служебную информацию руководителю и/или сотрудникам организации, организация и проведение конференц-связи и т.п.

15. Подготовка и получение Договоров ГПХ и Актов.

16. Ведение журнала учета служебной машины, пополнение и контроль топливных карт.

17. Контроль состояния офисной техники и наличия расходных материалов; закупка канцтоваров; заказ питьевой воды, чая, кофе, обеспечение жизнедеятельности офиса;

18. Контроль наличия и пополнение в туалетных комнатах туалетной бумаги, салфеток, жидкого мыла.

19. Работа с подрядными организациями (уборка офиса, курьерские службы и т.п.).

20. Замена функций секретаря на время его отсутствия, в том числе с организацией чая для директора и гостей.

Умение работать с программами Microsoft Word, Microsoft Excel.

Высшее образование, грамотность устной и письменной речи, аккуратность, хорошая память, внимательность, навыки делового общения.