Обязанности:

— организация и ведение электронного документооборота;

— ведение внутреннего и внешнего делопроизводства (составление приказов, распоряжений, писем, договоров и т.д.)

— прием, распределение входящих телефонных звонков, работа с входящей и исходящей корреспонденцией, ведение деловой переписки;

— своевременное обеспечение бесперебойной работы офиса;

— составление графика деловых встреч, совещаний, заседаний и прочих мероприятий руководителя, их организация;

— организация командировок руководителя, в т.ч. покупка билетов, аренда помещений, транспорта и т.д.

— переговоры по текущим вопросам с руководителями структурных подразделений, доведение от них всей необходимой информации до директора предприятия, а также доведение распоряжений и приказов директора до сотрудников;

— сбор, обработка и передача руководителю требуемой информации;

— контроль за исполнением распоряжений руководителя, переданных в ведение секретаря;

— организация и сопровождение скайп и телефонных переговоров руководителя, прием и отправка факсовых сообщений, при отсутствии руководителя на рабочем месте – прием передаваемых ему сведений и доведение их до начальника;

— приобретение канцелярских принадлежностей;

— контроль за работой офисной оргтехники, своевременное принятие мер при ее поломках и повреждениях;

— организация корпоративных мероприятий, праздников, обучающих семинаров и пр.

— прием и отправка писем;

— прием от сотрудников организации документов и личных заявлений для визирования руководителя;

— организация процесса приема посетителей, не являющихся сотрудниками предприятия;

— участие в общих собраниях и совещаниях;

— доброжелательность, позитивное настроение, создание в коллективе благоприятного микроклимата.

Требования:

уверенно знать и пользоваться компьютером, компьютерными программами и Интернет-ресурсами;
знать делопроизводство и деловой этикет;
уверенный пользователь: MS Office (Word, Exсel, Power Point, Access, Outlook)
знание 1С Документооборот, Битрикс24.
уверенный пользователь оргтехники

Условия:

режим работы и отдыха секретаря прописан в правилах внутреннего трудового распорядка;
оплачиваем больничный и отпуск;
отчисляем средства в пенсионные и страховые фонды;
оплата труда официальна и соответствует законам и правилам РФ.

Секретарь-делопроизводитель