Офис-менеджер

• Прием поступающей корреспонденции и последующая своевременная передача их на рассмотрение/исполнение ответственным лицам.
• Формирование и предоставление отчетности по запросу руководства компании, консолидация справочной информации по запросу.
• Взаимодействие с подразделениями компании по административным и кадровым вопросам. Помощь в оформлении виз и разрешений на работу для иностранных сотрудников компании.
• Административная поддержка руководителя (в том числе организация командировок, поддержание деловых контактов с партнерами/клиентами, взаимодействие с другими подразделениями в пределах своей компетенции).
• Финансовое планирование, контроль затрат, расчет и согласование бюджета офиса. Своевременное формирование заказов на покупку необходимых канцелярских товаров, расходных материалов, услуг.
• Контроль оплаты счетов. Сбор и хранение первичной учетной документации/счетов/актов и т.д.
• Организация поездок (трэвел сопровождение), которая включает: бронирование отелей, покупка авиабилетов, аренда автомобилей, оформление виз и страховок, разработка многокомпонентных маршрутов, адаптированных под запрос руководителя. Решение экстренных и незапланированных ситуаций во время поездок, оперативная смена маршрутов.
• Ведение деловой переписки, в том числе на английском языке.
• Взаимодействие с контрагентами и осуществление необходимых коммуникаций, обмена документацией.
• Помощь в проведении онлайн-совещаний, обеспечение выполнения необходимых подготовительных по данному вопросу работ, поддержание в рабочем и активном состоянии технических устройств и программного обеспечения, которое предполагается использовать во время онлайн-совещания.
• Координация действий с ИТ-отделом и администрацией здания, поддержание общего состояния офиса, офисных устройств и оборудования, контроль их в готовности к работе и организация необходимого ремонта.

Требования:

• Владение английским языком В-2.
• Опыт работы на аналогичной позиции от 3 лет.
• Высшее образование.
• Знание программ Microsoft Office (Excel, Word и т.д.).

Условия:

• Место работы: г. Москва, ул. Пресненская набережная, башня «Империя».
• Испытательный срок: 3 месяца
• График работы пн-пт 5/2. Режим работы 09:30 до 18:30
• Заработная плата: от 130.000,00 по итогам финального собеседования